Plantegningen for virksomhedens telekommunikation

En virksomhed uden et telefonsystem er begrænset til, at hver enkelt medarbejder har sit eget telefonnummer og kun kan kontaktes direkte. Udover enkeltmandsvirksomheder, er der ikke mange eksempler på, hvor dette er en ønskværdig situation. I stedet anskaffer de fleste virksomheder sig et telefonsystem også kaldet et telefonanlæg.

Telefonisystemet er samlingen af alle disse numre bag et hovednummer, som er hoveddøren ind til virksomhedens telefoni. Når kunderne ringer til hovednummeret, kan de blive mødt af en venlig hilsen, som f.eks. informerer om virksomhedens åbningstider. Om kunderne derefter skal ledes gennem et tastevalg, ende op i en vagtkø eller noget helt tredje, kommer an på virksomhedens generelle telebehov.

Man kan visualisere telefonsystemet på en forståelig måde gennem et kaldsflow. Kig på kaldsflowet nedenfor og vurdér, hvad virksomheden ABB beskæftliger sig med.
Som telefonsystemet på billedet viser, skal et telefonsystem som minimum indehold et hovednummer, Åbningstider, speaks til at tage imod kunderne, tastemenuer for at sende kunderne videre i systemet og til sidst en kø hvor alle virksomhedens agenter står klar til at hjælpe kunderne.

Et spørgsmål om behov og kreativitet

Når man som virksomhed skal designe sit telefonsystem, skal man tage udgangspunkt i medarbejdernes og kundernes behov.

Her er nogle eksempler på spørgsmål, der kan afdække medarbejdernes behov:

  • Skal de kunne træffes på deres arbejdsnummer døgnet rundt?
  • Skal de ringe ud med deres egne numre eller med virksomhedens hovednummer?
  • Hvem skal være tilmeldt virksomhedens køer?

Disse spørgsmål kan relativt hurtigt besvares ved at gå en runde i virksomheden og notere sig den nuværende situation og ønskerne til den fremtidige løsning.

Derudover er det mindst lige så vigtigt at kigge på kundernes behov.

Her er det en god ide at sætte sig i kundens sted og være kreativ med ideer, som kan gøre opkaldsoplevelsen bedre. Hos Flexfone kan man f.eks. oprette callback på sine køer, så kunden ikke venter i røret, men bliver ringet op, når det er deres tur.

Hos Flexfone er vi selv fokuseret på at give vores kunder en god oplevelse og det mener vi alle bør gøre - også i deres telefonanlæg.

Prøv at tegne noget lignende nedenstående for at sætte jeres kunders og kollegers behov ind i et potentielt flow.

Tegn dit eget telefonsystem

Kort fortalt

Kort fortalt er et telefonsystem virksomhedens mulighed for at give både deres kunder og medarbejdere en god oplevelse med telefonien i virksomheden. Hos Flexfone har vi erfaring med erhvervstelefoni hos mange forskelligartede virksomheder, og vi sidder klar til at tage en uforpligtende snak om jeres interne og eksterne behov.

Forskellige virksomheder har forskellige behov

Få en uforpligtende snak med os, omkring jeres behov, og hvad Flexfone kan gøre for jer.