Whistleblowerordning
Flexfone er en del af Dstny Group, og derfor har vi implementeret Dstny's fælles whistleblowersystem Dstny Speak Up. Det giver vores medarbejdere og andre interessenter mulighed for på en sikker og tryg måde at lave en indberetning, hvis man har mistanke om overtrædelser eller andre alvorlige forhold.
1. Introduktion og formål
Denne side beskriver Dstny’s procedure for indberetning af alvorlige overtrædelser gennem Dstny’s whistleblowersystem Dstny Speak Up.
Formålet med Dstny Speak Up og denne guide er:
- At tilskynde personer til, at indberette formodede alvorlige forseelser så hurtigt som muligt og vidende, at deres bekymringer vil blive taget alvorligt og undersøgt efter behov, og at deres fortrolighed vil blive respekteret.
- At give personer vejledning i, hvordan de kan give udtryk for bekymringer.
- At forsikre personer om, at de skal være i stand til at rejse bekymringer uden at frygte for repressalier, selvom de viser sig at tage fejl.
- At fastlægge proceduren for håndtering af indberetninger fra whistleblowere gennem Dstny’s whistleblowersystem.
2. Omfang
Whistleblowersystemet kan anvendes af følgende personer til at indberette alvorlige overtrædelser eller formodede alvorlige overtrædelser:
- Alle medarbejdere i en professionel sammenhæng, dvs. ansatte, selvstændige, frivillige, praktikanter, elever, direktører, medlemmer af Dstny’s bestyrelse, aktionærer i Dstny og medlemmer af tilsynsorganer.
- Uafhængige tredjepartsleverandører, underleverandører og leverandører.
- Tidligere medarbejdere og kommende medarbejdere, der rapporterer om overtrædelser i en professionel sammenhæng i modsætning til en privat sammenhæng.
Dstny opfordrer til, at alvorlige overtrædelser indberettes gennem Dstny Speak Up. Det understreges dog, at systemet er et frivilligt alternativ til de almindelige interne kanaler, f.eks. lokal ledelse, lokal HR-ansvarlig, koncernledelse eller koncernjuridisk afdeling.
Dstny opfordrer sit personale til at bruge whistleblowersystemet og beskytte alle whistleblowere, der indberetter i god tro osv. Sådanne personer vil ikke blive udsat for nogen negativ behandling eller ugunstige konsekvenser.
Whistleblowersystemet er ikke en nødtelefon. Alle problemer, der udgør øjeblikkelige trusler, f.eks. hvor der er fare for sundhed, liv osv., skal indberettes gennem de almindelige nødkanaler.
Typer af alvorlige overtrædelser på arbejdspladsen:
- Bestikkelse
- Mobning
- Interessekonflikt
- Korruption
- Diskrimination
- Forfalskning
- Svindel
- Sundhed/Sikkerhed/Miljø
- Misligholdelse
- Overtrædelse af politik/procedure
- Seksuel chikane
- Tyveri
- Overtrædelse af adfærdskodeksen
3. Indberetning
Personer kan indberette overtrædelser gennem Dstny Speak Up på https://eu.deloitte-halo.com/whistleblower/website/destiny.
Personer kan indberette overtrædelser på flere sprog: dansk, hollandsk, engelsk, fransk og svensk.
Whistleblowertjenesten er uafhængig og outsourcet til Deloitte som en ekstern og uafhængig tredjepart til Dstny. Tjenesten er tilgængelig 24/7.
Efter screening og vurdering af indberetningen videresendes den til en repræsentant fra Dstny, som vil undersøge sagen nærmere.
4. Anonymitet
Personer, der indberetter en hændelse/overtrædelse, kan frit vælge det anonymitetsniveau, de foretrækker:
- Personer kan vælge at være fuldt kendt og give oplysninger om deres identitet og involvering i den hændelse, der bliver indberettet.
- Personer kan vælge at dele deres identitet eller detaljer med Deloitte som en tredjepart, der ikke vil dele disse oplysninger med Dstny.
- Personer kan vælge at forblive fuldstændig anonyme og sikre deres sikkerhed ved ikke at afsløre deres identitet til Dstny eller Deloitte. Det er vigtigt at give så mange oplysninger som muligt for at undgå fejlinformation, men whistlebloweren vil kunne kommunikere gennem Halo-platformen og give nødvendige afklaringer til deres sag uden at skulle dele deres private oplysninger i indberetningen.
5. Feedback
I henhold til direktiverne fra Det Europæiske Råd har Dstny pligt til at reagere og følge op på whistleblowernes indberetninger inden for 3 måneder (med mulighed for at forlænge dette til 6 måneder for eksterne kanaler i behørigt begrundede tilfælde).
Dstny’s repræsentanter vil vende tilbage med feedback vedrørende fremskridt eller beslutningen vedrørende den indberettede overtrædelse.
Personer kan frit få adgang til Dstny Speak Up-platformen uden begrænsninger. Efter indsendelse af deres indberetning vil de få tildelt brugernavn og adgangskode til at få yderligere adgang til hjemmesiden og læse feedback om deres sag eller, hvis relevant, tilføje nye oplysninger og beviser til deres tidligere indberettede fil.
Mest stillede spørgsmål
For at hjælpe med at gøre Dstny til et retfærdigt, sikkert og ærligt sted at arbejde. Overtrædelser kan have en negativ indvirkning på arbejdsmiljøet og omdømmet. Ved at indberette overtrædelser kan du hjælpe med at spare penge ved at opdage svindel og sikre, at folk er trygge og sikre i arbejdsmiljøet.
Om du ønsker at forblive anonym eller ej, når du kontakter Dstny Speak Up, er op til dig – du kan forblive anonym, eller du kan fortælle Dstny Speak Up, hvem du er, selvom du opfordres til at identificere dig selv, da dette ofte gør undersøgelses- og løsningsprocessen nemmere. I nogle tilfælde kan du muligvis ikke forblive anonym, da din identitet kan blive kendt af Dstny Speak Up eller Dstny ud fra de oplysninger, du giver.
Dstny Speak Up vil forsøge at sikre, at du forbliver anonym, hvis du vælger at være det. Dstny Speak Up vil holde alle oplysninger, du giver om dig selv, fortrolige inden for Dstny Speak Up. Dstny Speak Up vil videregive, hvis det kræves ved lov.
Du er ikke forpligtet til at give dit navn til Dstny Speak Up, medmindre du ønsker det. Din indberetning vil kun være kendt ved et referencenummer, medmindre du vælger at fortælle Dstny Speak Up dit navn.
Fortæl Dstny Speak Up så meget som muligt. For eksempel:
- Navne på de involverede personer
- Navne på eventuelle vidner
- Dato, tidspunkt og sted for overtrædelsen
- Detaljer om eventuelle beviser
- Penge eller aktiver, der er involveret
- Hvor ofte episoden har fundet sted
De fleste sager, der bliver indberettet, bliver opdaget gennem tips fra ærlige mennesker, der ikke er sikre på deres oplysninger. Det forventes ikke, at du kender alle detaljer. At indberette det, du ved, er tilstrækkeligt.
Når du har foretaget din indberetning, vil der ikke være behov for, at du bliver involveret yderligere. Har du imidlertid nye eller yderligere oplysninger, eller gerne vil foretage ændringer i en tidligere indberetning, kan du logge ind på hjemmesiden med dit referencenummer og adgangskode, som du fik ved indsendelsen af din oprindelige indberetning. Alternativt kan du kontakte servicen og oplyse referencenummeret.
Dstny Speak Up vil levere en rapport til en dedikeret repræsentant hos Dstny inden for en arbejdsdag efter din indberetning. Hvis du indberetter noget af kritisk betydning til Dstny Speak Up, vil det selvfølgelig blive rapporteret til Dstny øjeblikkeligt.
Nej, der er ingen belønning for at indberette overtrædelser til Dstny Speak Up.
Hvis der er rimelig grund til at tro, at whistleblowerens oplysninger er sande på tidspunktet for indberetningen, og oplysningerne falder inden for rammerne af whistleblowerdirektivet, skal Dstny beskytte de personer, der korrekt har indberettet sådanne oplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning mod eventuel gengældelse.
Du kan kontakte Dstny Speak Up så mange gange, som du ønsker, hvis du har mistanke om overtrædelser.
De oplysninger, der er indberettet til Dstny Speak Up, videresendes til den Dstny-repræsentant, der er ansvarlig for at håndtere overtrædelser. Hvis vedkommende beslutter, at der skal træffes foranstaltninger, kan de underrette de relevante myndigheder, hvis det er hensigtsmæssigt.
Om der vil være en undersøgelse afhænger af flere faktorer, herunder de oplysninger, der er givet, detaljerne, dokumentationen og Dstny's virksomhedspolitik. Dstny vil beslutte, hvilke handlinger der er nødvendige, når de modtager indberetningen. Koncernens interne revisionsudvalg vil, på dets regelmæssige møder, blive bekendt med alle indberetninger om væsentlige forhold.
Når du kontakter Dstny Speak Up, vil dine personlige oplysninger blive indsamlet, hvis du ønsker at give dem, samt eventuelle andre relevante oplysninger om andre personer involveret i hændelsen.
Dstny Speak Up vil kun bruge og videregive personlige oplysninger i forbindelse med at levere denne service til dig og Dstny. Dstny Speak Up vil videregive de indsamlede oplysninger til Dstny, så de kan handle på din indberetning, når det er påkrævet i henhold til loven eller en regulerende myndighed.